Optimalizaci operativy a administrativy pomocí AI Excellence prograu
Případová studie
V dnešní digitální ekonomice nestačí implementovat AI jako jednorázový projekt. Firmy potřebují dlouhodobou strategii pro optimalizaci a rozvoj AI nástrojů, která zajistí jejich neustálou relevanci a efektivitu. Přinášíme případovou studii našeho zákazníka v rámci implementace Continuous AI Optimization v rámci AI Excellence Programu, pro maximalizaci přínosu AI pro interní operativní a administrativní procesy.
1. Audit procesů: Identifikace oblastí pro AI optimalizaci
Nejprve bylo třeba zjistit, kde AI může přinést největší hodnotu. U našeho zákzaníka jsme se zaměřili na klíčových oblastí:
Administrativa: Automatizace opakujících se úkonů, jako je zpracování dokumentů, příprava dat a správa e-mailové komunikace. AI může také pomoci s kategorizací a archivací souborů, generováním standardizovaných odpovědí a správou schůzek pomocí inteligentních asistentů. Díky těmto vylepšením se sníží manuální zásahy a zvýší efektivita administrativních týmů.
Zákaznická podpora:
AI chatboty a automatizovaná analýza dotazů.
AI systémy byly nasazeny k rychlému vyřizování nejčastějších zákaznických dotazů, čímž se snížila zátěž na lidské operátory o 60 %. Pokročilé AI modely umožnily personalizaci odpovědí a analýzu sentimentu zákazníků, což vedlo k efektivnějšímu řešení požadavků. Navíc byla implementována automatizovaná kategorizace tiketů a jejich směrování na správné oddělení, čímž se zkrátila průměrná doba reakce o 30 %. Zákazník rovněž integroval AI do omnichannel strategie, což zajistilo jednotné a konzistentní odpovědi napříč e-mailem, chatem a sociálními sítěmi.
Obchod & Sales:
AI scoring leadů, prediktivní modely pro prodej.
Implementace AI umožnila efektivněji vyhodnocovat potenciální zákazníky a personalizovat přístup k nim. Pokročilé analytické modely pomohly identifikovat nejlukrativnější příležitosti a optimalizovat obchodní strategie. AI-driven prediktivní analýzy poskytly obchodnímu týmu přehled o chování zákazníků a umožnily jim zacílit relevantní nabídky ve správný čas. Díky automatizaci follow-up procesů a AI chatbotům se zvýšila efektivita lead nurturingu a snížila doba potřebná k uzavření obchodu.
HR & Talent Management:
AI nástroje pro screening kandidátů a interní vzdělávání.
Implementace AI v HR oddělení přinesla zásadní změny v náborovém procesu. Předpřipravené AI screeningy umožnily rychlé a efektivní filtrování kandidátů na základě předem definovaných kritérií, čímž se zkrátila doba náboru o 40 %. Pokročilé jazykové modely AI pomáhají s analýzou životopisů, porovnáváním dovedností kandidátů s požadavky pracovních pozic a doporučením nejvhodnějších uchazečů.
V oblasti interního vzdělávání byla AI využita k vytvoření personalizovaných školících programů, které se přizpůsobují individuálním potřebám zaměstnanců na základě jejich pokroku a výsledků testování. Firma implementovala AI asistenty pro interní školení, což umožnilo zaměstnancům přístup k relevantním materiálům na vyžádání a zároveň snížilo potřebu přímého zapojení lektorů. Dále byl zaveden analytický dashboard sledující účinnost školení a doporučující zlepšení vzdělávacích procesů na základě zpětné vazby a výkonnostních metrik.
Díky AI auditu byly identifikovány neefektivní procesy a vytvořeny předběžné roadmapy pro jejich optimalizaci.
2. Doporučení a výběr AI nástrojů
Na základě auditu byl navržen balíček AI nástrojů:
- Power Automate + UiPath pro automatizaci dokumentů.
- Intercom AI + Zendesk AI pro chatboty.
- Salesforce Einstein pro prediktivní modely prodeje.
- HireVue AI pro screening kandidátů.
Důležitým aspektem bylo propojení AI nástrojů s existující IT infrastrukturou.
3. Implementace a integrace AI do podnikových procesů
Nejprve proběhlo pilotní nasazení AI nástrojů v odděleních s nejrychlejší možnou adopcí (HR a administrativa). V HR oddělení se implementovaly AI nástroje pro automatizovaný screening kandidátů, personalizované školení a monitoring výkonnosti zaměstnanců. V administrativě pak AI převzala rutinní úkoly, jako je zpracování dokumentů, automatizované odpovědi na běžné e-mailové dotazy a správa dokumentace.
Testování zahrnovalo analýzu dopadu AI na efektivitu a uživatelskou zkušenost zaměstnanců. V této fázi se také sbíraly zpětné vazby a optimalizovaly workflow procesy, aby se zajistila maximální využitelnost AI nástrojů.
Po prvních měsících testování byly AI nástroje rozšířeny na další oblasti, jako je obchod. V obchodním oddělení se AI využila k personalizaci nabídek na základě analýzy zákaznických dat, což přispělo ke zvýšení míry konverze a lepšímu řízení vztahů se zákazníky. Proběhla automatizace opakujících se procesů, která vedla k výraznému snížení manuální práce a chybovosti.
Propojení AI s BI dashboardy pro lepší rozhodovací procesy. Implementace pokročilých analytických nástrojů umožnila propojení AI s firemními BI dashboardy, čímž se zlepšila schopnost vedení rychle reagovat na změny v datech. AI automaticky analyzuje a vizualizuje klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), identifikuje vzory v datech a poskytuje doporučení pro strategická rozhodnutí. Díky tomu se snížila závislost na manuálních reportech a zrychlil se proces rozhodování o 35 %. AI také umožnila prediktivní analýzu trendů a anomálií, což pomohlo optimalizovat alokaci zdrojů a zlepšit dlouhodobé plánování.
4. Školení týmu a AI adoption program
Největší výzvou nebyla technologie, ale lidský faktor. Proto jsme společně s lidmi odpovědnými za adopci AI spustili „AI adoption program„:
Workshopy a tréninky pro klíčové týmy. Tyto workshopy nebyly pouze technického rázu, ale zahrnovaly i strategie změnového managementu. Bylo klíčové představit AI jako nástroj usnadňující práci, nikoli jako hrozbu pro zaměstnanost. Praktická školení byla zaměřena na ukázku přímých výhod AI pro každodenní práci zaměstnanců.
Abychom překonali odpor rigidních týmů, využili jsme kombinaci přístupu ‚quick wins‚ a aktivního zapojení zaměstnanců do rozhodovacího procesu. Prezentováním rychlých úspěchů, například automatizace rutinních úkolů vedoucí k okamžité úspoře času, jsme ukázali hmatatelné benefity.
Dalším klíčovým prvkem bylo zapojení interních lídrů – tzv. AI ambasadorů – kteří byli vybráni z řad zaměstnanců a prošli intenzivním školením. Tito ambasadoři následně pomáhali ostatním kolegům s adopcí AI, čímž se snížil odpor ke změně.
V neposlední řadě bylo důležité pracovat s vedením firmy, které hrálo zásadní roli v odbourávání byrokratických překážek. Pravidelná komunikace o přínosech AI a transparentní plán implementace vedly k rychlejšímu rozhodování a odstranění administrativních bariér.
Interní AI ambasadoři, kteří pomáhali s adopcí nových nástrojů.
Gamifikace a interní AI hackathony pro podporu inovací.
Hackathony byly klíčovou strategií pro podporu kreativity a rychlé implementace AI řešení v rámci firmy. Organizovaly se pravidelně ve formátu intenzivních workshopů, kde týmy zaměstnanců pracovaly na reálných výzvách souvisejících s AI a její aplikací do firemních procesů. Každý hackathon měl konkrétní téma, například optimalizaci workflow v administrativě, zlepšení zákaznické zkušenosti pomocí chatbotů nebo využití AI v prediktivní analýze pro obchodní oddělení.
Pro zvýšení motivace byly hackathony spojené s interními soutěžemi, kde nejúspěšnější projekty získaly podporu k dalšímu rozvoji a implementaci. Klíčovou součástí bylo zapojení AI ambasadorů, kteří pomáhali účastníkům efektivně využít dostupné nástroje a překonat počáteční překážky. Výstupy z těchto hackathonů vedly k reálným změnám ve firemních procesech a pomohly budovat pozitivní přístup zaměstnanců k AI technologiím.
5. Monitoring a optimalizace AI procesů
AI implementace nikdy nekončí jednorázově. Firma nastavila kontinuální monitoring AI nástrojů:
- KPIs pro AI efektivitu (např. počet ušetřených hodin na administrativě).
- Měsíční AI review meetingy pro identifikaci dalších zlepšení.
- Pravidelná aktualizace AI modelů dle aktuálních trendů.

Závěr: Lessons Learned & Takeaways
Co jsme se naučili z AI Excellence Programu?
✅ AI nenahrazuje lidi, ale zlepšuje jejich efektivitu – Díky AI mohli zaměstnanci trávit více času strategickými úkoly.
✅ Kontinuální optimalizace je klíčová – AI implementace není jednorázový projekt, ale neustálý proces.
✅ Lidský faktor je kritický – Bez dobrého školení a adopce týmem by AI nebyla plně využita.
✅ AI musí být napojena na podnikové cíle – Pouze tak má smysl investice do AI.
Co dál?
Zákazník nyní pokračuje ve zlepšování AI procesů a plánuje expanzi AI do nových oblastí, jako je AI-driven predictive analytics a personalizace nabídek pro zákazníky.